A Integração de Leads por E-mail permite que o V-Pro CRM capture automaticamente leads recebidos em um endereço de e-mail específico. Esse recurso é ideal para integrar formulários de sites, landing pages ou qualquer sistema que envie dados por e-mail.

Quando corretamente configurado, o CRON do sistema lê os e-mails recebidos e cria ou atualiza Leads no CRM.

⚠️ Atenção: este é um recurso sensível. Leia atentamente todas as orientações antes de ativar em produção.

Conceito de funcionamento

Você pode configurar encaminhadores de e-mail (forwarders) para que mensagens recebidas de formulários (em um ou vários sites) sejam encaminhadas para o e-mail de integração configurado no V-Pro CRM.

Exemplo:

• Você possui 4 formulários em sites diferentes

• Cada formulário envia e-mails para endereços distintos

• No cPanel, todos esses e-mails são encaminhados para um único e-mail de integração do CRM

• O V-Pro CRM lê esses e-mails e cria os Leads automaticamente

Recomendação importante

Utilize um e-mail exclusivo apenas para a integração de leads:

• Não responda e-mails por esse endereço

• Não utilize para envio manual de mensagens

• Use somente para recebimento e leitura via CRON

Isso evita efeitos colaterais e importações indevidas.

Acessar a configuração

1. Vá em Configurações → Leads → Integração por E-mail

2. Por padrão, a funcionalidade vem inativa

3. Após configurar corretamente, marque como Ativa para permitir que o CRON processe os e-mails

Campos de configuração

Conexão IMAP

• Servidor IMAP: servidor IMAP do e-mail

• E-mail (login): endereço do e-mail de integração

• Senha: senha do e-mail

• Criptografia: SSL / TLS / Sem criptografia

Opções de processamento

• Excluir e-mail após importação
  Se marcado, o e-mail será apagado após a importação bem-sucedida.

• Marcar lead automaticamente como público
  Leads públicos ficam visíveis para todos os usuários.

• Pasta
  Padrão: INBOX
  ⚠️ No Gmail, mantenha como INBOX (não usar Social, Updates, etc).

• Verificar a cada (minutos)
  Intervalo de leitura do CRON.
  Recomenda-se mais de 10 minutos.

• Verificar apenas e-mails não lidos
  Altamente recomendado.
  Evita reprocessar milhares de e-mails já lidos e melhora o desempenho.

Configurações de Lead

• Fonte padrão
  Exemplo: Integração por E-mail

• Status padrão

• Responsável pelo novo lead
  Atribuição automática a um usuário

Notificações

• Notificar quando lead for importado

• Notificar se o lead enviar vários e-mails

Se o lead já existir:

• Os novos e-mails ficam registrados no histórico do Lead

• Pode gerar notificação (se habilitado)

⚠️ Leads com status CLIENTE não terão novos e-mails processados.

Destinatários de notificação

• Usuários específicos

• Usuários por função (role)

Se nenhum usuário ou função for selecionado, ninguém será notificado, mesmo que as opções acima estejam marcadas.
Administradores não recebem notificações automaticamente se não estiverem selecionados.

Testar a conexão

Após preencher tudo:

1. Clique em Salvar

2. Clique em Testar conexão IMAP

Somente ative a integração após o teste funcionar corretamente.

Problemas comuns de autenticação

Usuário ou senha inválidos

• Verifique login e senha

• Verifique se o servidor IMAP está correto

• Evite usar autenticação sem criptografia

Gmail / Google Workspace

Conta comum Gmail

• Acesse:
  https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps

• Ative o acesso para apps menos seguros

Google Workspace (G Suite)

1. Acesse o Admin Console

2. Vá em Segurança → Configurações básicas

3. Permita que usuários gerenciem apps menos seguros

Autenticação em dois fatores (2FA)

Se a conta de e-mail usar 2FA:

• É obrigatório gerar uma Senha de Aplicativo

• Use essa senha no campo “Senha” do CRM

Comportamento após a importação

• O e-mail importado será marcado como lido

• Apenas nome e e-mail são preenchidos automaticamente

• Se o remetente não tiver nome configurado, o e-mail será usado como nome

• Para preencher outros campos, é necessário formatar o e-mail em HTML com marcações específicas

Boas práticas

• Se um lead importado não for válido, marque-o como Lixo

  • Isso evita reimportações futuras

• Não exclua o lead se quiser evitar novas importações do mesmo remetente

• Não desmarque “Verificar apenas e-mails não lidos” em produção

Logs e diagnóstico

Se o CRON não conseguir conectar ao servidor IMAP:

• Acesse Utilitários → Log de Atividades

• Procure por mensagens do tipo:
  [CRON] Failed to connect to IMAP lead email integration

Importar leads de um e-mail já existente (histórico)

Caso queira importar e-mails antigos de uma caixa já existente:

1. Desmarque Verificar apenas e-mails não lidos

2. Desative notificações de importação

3. Desative o template “Novo lead atribuído ao colaborador”

4. Execute o CRON uma única vez

5. Após concluir, restaure as configurações recomendadas

Anexos

• Anexos presentes nos e-mails serão importados automaticamente

• Apenas extensões permitidas nas configurações gerais do sistema serão aceitas

Observação final

A Integração de Leads por E-mail é uma das formas mais flexíveis de entrada de leads no V-Pro CRM, podendo ser usada com:

• Formulários de sites

• Landing pages

• Sistemas externos

• Scripts PHP personalizados

Desde que o e-mail esteja corretamente formatado e encaminhado, o CRM fará o restante automaticamente.7